RPA bewijst haar nut in de bouwwereld: minder administratieve last, meer transparantie voor Logchies
bouw Logchies renovatie en onderhoud trekt resoluut de kaart van de digitalisering en robotisering. Dankzij een statusrobot gebouwd door RoboRana, gespecialiseerd in robotic process automation, verliest de firma niet langer tijd aan het manueel invoegen van projectdata in interne en externe systemen. De doorlooptijd bij het delen van projectinfo is zo sterk gedaald. Logchies heeft nu bovendien meer tijd om te besteden aan de dienstverlening en de bewoners, die op hun beurt profiteren van meer transparantie omtrent de status van geplande werken. Met de keuze voor robotic process automation (RPA) is Logchies een voortrekker van automatisering en transparantie in de bouwsector.Vastgoedadviseur Logchies renovatie en onderhoud realiseert in de regio Groot-Amsterdam in opdracht van woningcorporaties, VVE’s en vastgoedbeheerders, onderhouds- en verduurzamingsprojecten van planontwikkeling en participatie tot oplevering en nazorg. De vastgoedadviseur investeert sterk in een duurzame samenwerking tussen opdrachtgevers en bewoners, eigen medewerkers, ketenpartners en onderaannemers.
Snel en stabiel Projectgegevens zoals adressen, omschrijvingen en taken moeten voor de vele verschillende partijen in een samenwerking, bewaard worden in een veelvoud van systemen. Zo moet bijvoorbeeld een schilderproject in de Kerkstraat nr. 8 terug te vinden zijn in zowel het systeem van Logchies als de onderaannemer als de woningcorporatie die hiervoor de opdracht geeft. “Vroeger typten we dit allemaal manueel over in elk systeem”, vertelt Jan van der Kolk, IT Manager bij Logchies. “Dit was niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, door de lange doorlooptijd was het zo ook zeer moeilijk om de bewoners een correcte en tijdige statusupdate te geven van de werken en planning.”
Om de informatie met korte implementatietijd en op maat te kunnen koppelen, was robotic process automation hier de juiste oplossing. Hiervoor kon Logchies rekenen op de expertise van RoboRana. “We bouwden een robot die de data in de verschillende interne en externe systemen synchroniseert”, vertelt Thomas Vroon, Intelligent Automation Consultant bij RoboRana. “De robot doet dit niet alleen veel sneller, het proces verloopt ook volledig foutloos. We kozen hier voor het platform van UiPath, omdat dit toeliet om op korte termijn de meeste stabiele robot te bouwen. Zo konden we in slechts twee weken tijd de automatiseringsoplossing opleveren.”
Focus op bewoners “Wanneer in het verleden een opdracht binnenkwam, duurde het al snel vier dagen voordat die in alle systemen werd opgenomen en de bewoner op de hoogte werd gebracht van de planning. Dankzij RPA wordt deze doorlooptijd nu sterk teruggedrongen. Alle partijen kennen steeds de status en ook de bewoner profiteert van die transparantie. Zo stijgt de klanttevredenheid, net zoals de kwaliteit van de dienstverlening, omdat medewerkers zich meer kunnen focussen op de bewoners. We willen meer transparantie bereiken in de onderhoud- en renovatiesector door te tonen hoe het wel kan en met behulp van robotisering en digitalisering een schaalvoordeel te creëren door de volledige keten”, vertelt Jan.
Low-code applicatie voor onderaannemers Naast robotisering maakt Logchies sinds kort ook gebruik van een digitaal onderaannemersportaal dat vaklieden zoals elektriciens, loodgieters en schilders ondersteunt bij hun opdrachten. De applicatie is te gebruiken met behulp van een tablet en werd ontwikkeld met het low-codeplatform Betty Blocks.
“Woningen die leeg komen te staan moeten we snel kunnen opknappen om huurderving te voorkomen. Dankzij het gebruiksvriendelijke en intuïtieve onderaannemersportaal lukt dit nu beter dan ooit. Alle taken komen in een lijst, die de vakmannen eenvoudigweg kunnen afvinken. Foutgevoelig papierwerk is niet meer aan de orde en we zien meteen wat de status is van de werken. Bovendien stellen we in het portaal de facturen van de onderaannemers ter beschikking die wij voor hen automatisch genereren. Zo daalt ook voor hen de administratieve last”, vertelt Jan.
Vruchten plukken Jan is alvast bijzonder te spreken over de samenwerking met RoboRana. Dat biedt perspectieven voor de toekomst. “Er zijn nog tal van mogelijkheden voor robotisering, nog heel wat vruchten te plukken. Alleen rekenen we hiervoor sterk op de inzichten van onze vakmannen. Zij moeten de tijd vinden om samen ervaringen te delen om processen op de best mogelijke manier te automatiseren. Wij werken graag samen met RoboRana. Hun team is jong, communiceert helder en heeft getoond dat het snel kan schakelen.”
