‘We besparen vijftien tot dertig minuten per werkbon sinds we met Exact Online Bouw werken’

28

En zo kan Jordan Huivenaar, directeur van Witte Bouw- en Aannemersbedrijf nog tal van voorbeelden geven van wat werken met deze software hem en zijn team oplevert. De winst zit niet alleen in tijd, maar ook in inzicht, in geboekte uren, inkoopfacturen en ingekochte materialen. “Ik kan direct zien wie wat gekocht heeft en tegen welke voorwaarden.”

Exact Online levert ERP-software waarin alle bouwprocessen samenkomen. Het platform geeft altijd en overal inzicht in projecten, kosten en capaciteit. Met als resultaat sneller en binnen budget opleveren. De software is geschikt voor alle bedrijven in de bouwkolom vanaf vijf medewerkers. Dit soort inzicht wordt steeds belangrijker voor de bouwsector. Digitalisering en automatisering zijn noodzakelijk om dat actuele inzicht te kunnen genereren. Ook om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving zoals de Wet kwaliteitsborging is het nodig om processen en projecten goed vast te leggen. Slimme software zorgt bovendien voor minder fouten en een flinke tijdsbesparing.

Alle info voor factuur digitaal beschikbaar

Witte Bouw- en Aannemersbedrijf is een middelgrote aannemer in Amsterdam. Het bedrijf bouwt, herstelt, onderhoudt, renoveert en restaureert op locaties in Amsterdam en tot een uur rijden daarbuiten. “Vier jaar geleden zijn we overgestapt op Exact. Onze vorige software was te statisch, we konden er te weinig mee.” Bij de ontwikkeling van Bouw7 (de voorloper van Exact Online Bouw) was Jordan nauw betrokken. “We hebben veel input gegeven, dat was tof om te doen en bovendien werd de software er steeds beter van.” Hij legt uit hoe het verwerken van bonnen sindsdien gaat. “We verwerken 4000 storingen per jaar, daar zitten opdrachten bij voor de reparatie van een toilet en klussen als het vervangen van een kapot raam. Dit doen we samen met White Vision, een partner van Exact. Alle informatie over de klus staat al in het systeem, wij hoeven die alleen toe te wijzen aan een loodgieter of timmerman. En die krijgt alles op de smartphone binnen. Voor en na de reparatie maakt deze college foto’s, noteert wat er gedaan moet worden en gedaan is en met welke materialen en laat het werk aftekenen. Alle info voor op de factuur hebben we dus al digitaal beschikbaar en daar worden we heel blij van.” De tijd van overtypen is voorbij. “En de verwerkingstijd per werkbon is gehalveerd.”

Betrek medewerkers bij de implementatie

Zijn gouden tip? “Laat alvast een paar medewerkers proef draaien en betrek hen bij de implementatie. In elk bedrijf zijn mensen die altijd in zijn voor nieuwe dingen, die altijd de nieuwste smartphone hebben en nieuwe apps als eerste installeren. Wij hebben hiervoor twee collega’s uitgekozen. Door hun enthousiasme en hulp aan collega’s zijn ze uitgegroeid tot onze interne Exact-ambassadeurs. Al snel waren ze ook verder dan ik.”

Bij dit aannemersbedrijf gebruiken ze alle modules van Exact voor Bouw, op eentje na. “Wij vinden het bijhouden van de projectplanning in Excel sneller gaan en makkelijker dan in de projectplanningsmodule. Pas als die eenvoudiger en sneller werkt dan Excel stappen we over.” Dat overstappen op al die andere modules (voor onder andere de medewerkersplanning, inkoop, urenregistratie, de mobiele app, offertes en facturaties) deden ze in één keer. “Dat ging heel soepel. De begeleiding was goed en de nazorg ook. Het enige waar ik me op verkeken heb, is hoeveel tijd het kost om alle in- en verkoopfacturen over te zetten terwijl we bij de inkoopfactureren alleen de eindtotalen ingevoerd hebben. Maar toch, het invoeren van 500 bonnen en projecten heeft weken gekost.”

Projecten eenvoudig terugvinden

Ook het werken met de KAM-module bevalt erg goed. “We zijn VCA-gecertificeerd en moeten dus inspecties doen op de werkplek en bijna-ongevallen registreren. Dat gaat heel makkelijk, omdat alles in dezelfde online omgeving bijgehouden wordt. Aan het einde van het kalenderjaar laat ik de consultant inloggen om een verslag te maken. Voorheen moesten we hiervoor allerlei papieren met krabbels ontcijferen en samenvoegen.” Ook omzetrapportages genereren ze bij de Amsterdamse aannemer met enkele drukken op het toetsenbord. “En in het algemeen geldt dat we alles heel snel kunnen vinden. Ik kan zelfs projecten terugvinden door op huisnummer te zoeken. En als ik op plaatsnaam zoek, is de eerste drie letters ingeven voldoende.” Er is dus niets dat je met Exact voor Bouw niet kunt? “Inderdaad, wij zijn er razend enthousiast over. Wat je wel houdt, zijn die paar collega’s die vergeten hun uren in te vullen of maar de helft registeren. Daar verandert de app op hun telefoon niets aan.”

Project Westertoren kroon op het werk

“Dat wij als Amsterdamse aannemer de Westertoren mogen herstellen, is een kroon op ons werk.” Ja, Jordan Huivenaar, directeur van Witte Bouw- en Aannemersbedrijf, is ontzettend trots. De eigenaar van het 400 jaar oude monument, de hoogste kerktoren van de stad, is de Gemeente Amsterdam. “We waren al trots dat we, als jongere speler in deze specifieke markt, mochten meedoen aan de aanbesteding. Na een voorronde mochten we een plan van aanpak maken. Uiteindelijk zijn we niet alleen beoordeeld op prijs, maar ook op hoe we het werk zouden gaan uitvoeren en met welke onderaannemers, want er zit nogal wat specialistisch ambachtelijk werk in.”

Willy Alberti en Johnny Jordaan bezongen de Westertoren. Ook is de prachtige kerktoren in menig tv-serie en film te zien. “En er komen ontzettend veel toeristen langs, omdat het Anne Frank Huis ernaast ligt.” Een echt landmark voor de stad dus en bovendien de hoogste kerktoren in de gemeente. “We verwachten anderhalf jaar bezig te zijn, want er moet veel gebeuren. We herstellen voegen, metselwerk en schilderwerk, ook dat op de keizerskroon. De schade aan het lood dat op de bovenste twintig meter van de toren zit, herstellen we. Het carillon dat uit tientallen klokken bestaat, wordt gereviseerd en krijgt een nieuw frame. Dit allemaal om ervoor te zorgen dat de kerktoren weer dertig tot veertig jaar kan stralen.”