3 Projectmanagementtips voor kleine bouwbedrijven die echt werken

Werken als bouwaannemer is zwaar, zeker als je een kleine onderneming runt. Je moet rekening houden met veel aspecten binnen je onderneming en je moet opdrachtgevers en klanten tegelijkertijd tevreden houden. Soms ben je de klantenservice, administratie en uitvoerder in één persoon. Om alles in goede banen te leiden, kun je dus wel wat projectmanagementtips gebruiken. Hieronder vind je drie handige tips die je werk makkelijker moeten kunnen maken.

1. Start elk project met een heldere planning en communicatie
Een project managen gaat niet alleen om het bepalen wat je wanneer gaat doen voor jezelf als bouwaannemer. En groot deel van het proces draait ook om het managen van verwachtingen. Je ziet dat terug in bijvoorbeeld grote bouwprojecten, waarbij tenders en aanbestedingen verwachtingen van de opdrachtgever moeten invullen. Als kleine bouwondernemer kun je dat op kleine schaal kopiëren:
- Maak concrete afspraken met de klant: documenteer alle wensen, wijzigingen en verwachtingen schriftelijk. Een mondelinge afspraak is vaak het begin van misverstanden later.
- Stel realistische deadlines vast: bouw bewust buffers in voor onvoorziene omstandigheden zoals slecht weer of leveringsproblemen.
- Communiceer helder naar je team: zorg dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt, wanneer, en hoe het eindresultaat eruit moet zien.

Met een goede planning, duidelijke afspraken en communicatie als er iets misloopt staan alle neuzen dezelfde kant op en weet je zeker dat niemand na afloop ontevreden zal zijn.

2. Investeer in de juiste software om het overzicht te behouden
Een planning maken is belangrijk, evenals afspraken nakomen en steeds elke stap managen en communiceren naar de klant. Toch wil je als kleine bouwondernemer niet gekluisterd zitten aan je telefoon of urenlang achter je pc of laptop zitten per dag. Je bent ondernemer geworden om te bouwen. Administratie, zoals uren schrijven, offertes maken en kosten noteren, kosten nu eenmaal heel veel tijd.

Slimme software zoals die van Trustup Pro, waarover je meer leest op hun site: https://pro.trustup.be/nl/ kan je enorm helpen in het managen van deze zaken. In plaats van te werken met verschillende Excel-bestanden, notitieblokjes en losse systemen, krijg je met geïntegreerde software alles op één plek.

Een van de belangrijkste taken waar bouwondernemers veel tijd aan verliezen, is het opstellen van offertes. Met Trustup Pro bouw je je eigen bibliotheek op met standaardwerken, bereken je kosten snel en maak je offertes in een handomdraai, dat betekent:
- Offertes maken in minuten in plaats van uren
- Je maakt vrijwel geen fouten meer in prijzen door automatische berekeningen
- Professionele uitstraling die klanten overtuigt
- Standaardwerken zoals badkamerrenovaties en dakwerken hoef je maar één keer in te voeren
- Je voert bonnetjes en facturen automatisch in om kosten te berekenen

Maar de software biedt meer dan alleen administratieve taken die gaan over het maken van kosten, het opstellen van offertes of het registeren van inkomsten. Met de software kun je namelijk ook:
- Werktijden bijhouden in één klik
- Documenten bekijken zonder terug naar kantoor te hoeven
- Uitgaven direct invoeren op de werf
- Klanten real-time updates geven over projectvoortgang
- Communiceren met onderaannemers vanuit de app

De investering van een vast bedrag per maand voor deze software betaalt zichzelf al snel terug door de tijd die je bespaart op administratie, de betere controle over je projecten, en de mogelijkheid om je te focussen op wat je het beste doet: bouwen.

3. Bouw een netwerk van betrouwbare partners op
Om projecten te managen kun je vaak niet alles zelf. Ja, je kunt software gebruiken om grote taken uit handen te nemen, maar je kunt deels ook terugvallen op je netwerk om sommige projecten op een handige manier in goede banen te leiden.

Gebruik voor het opbouwen van je netwerk de volgende handige tips:
- Cultiveer vaste relaties: werk samen met dezelfde onderaannemers, leveranciers en specialisten die je al vertrouwt.
- Investeer in wederzijdse doorverwijzingen: deel werk met collega-aannemers die een andere specialisatie hebben en zij doen hetzelfde voor jou.
- Maak afspraken over beschikbaarheid: spreek met je vaste partners af dat jullie elkaar waarschuwen bij grote projecten die elkaar kunnen beïnvloeden.

Dit betekent dat je meer opdrachten kunt aannemen zonder extra personeel in dienst te nemen. Een klant wil een complete verbouwing? Jij doet de timmerwerkzaamheden, je elektricien-collega regelt de bedrading, en je vaste loodgieter neemt de sanitair voor zijn rekening. Zo kun je grotere projecten aanbieden en meer omzet draaien.

Voor je projectmanagement betekent dit dat je minder verschillende partijen hoeft te zoeken en coördineren, omdat je altijd weet wie je kunt inschakelen.