Automatisering in de bouw: zonder zorgen de vakantie in!

De bouwvak komt eraan. Een periode waarin de bouw even op adem komt – maar waar de stroom van facturen en documenten vaak doorgaat. En dat kan voor hoofdbrekens zorgen. Want als jouw processen afhankelijk zijn van handmatig werk, blijven facturen liggen, loopt de fiattering vertraging op en groeit je mailbox uit tot een rommeltje. Niet ideaal als je na een welverdiende vakantie weer fris aan de slag wilt.

De oplossing? Slim automatiseren 
Whitevision helpt bouwbedrijven hun administratieve processen te digitaliseren en stroomlijnen. Dat betekent: minder handmatig werk, geen onnodige vertragingen en altijd overzicht. Óók als het kantoor tijdelijk leeg is zoals tijdens een vakantieperiode. Elk bouwproject is anders, met eigen leveranciers en afspraken. Die stroom van facturen en bonnen wil je snel en efficiënt verwerken – liefst in een standaard werkwijze en het juiste digitale formaat, zoals DICO of Peppol. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Met de juiste automatiseringsoplossing!

Wat kun je automatiseren om met een gerust hart de deur achter je dicht te trekken?

1. Automatisering van het inkoopfactuurproces
Factuurgegevens overtypen is een tijdrovende, repetitieve taak. Moet je alle opgestapelde inkoopfacturen na de bouwvak handmatig verwerken, dan kost dit je vele kostbare uren. Het risico op een typefout wordt bovendien groter. Slimme IDP-software neemt je dit werk uit handen. Slimme technologie herkent elementen als factuurnummer, btw-bedrag en crediteur om hiervan een betrouwbaar boekingsvoorstel te maken. Zo kun je ook documentgegevens automatisch laten herkennen, bestel-, uitvoerders en afleverbonnen koppelen aan de factuur én inkomende facturen automatisch matchen met bestellingen en ontvangsten. Een slim IDP-systeem neemt ook de volgende stap: het spoort fouten op facturen actief op. Daarnaast is het zelflerend: naarmate de tijd verstrijkt, wordt het nóg slimmer, waardoor je digitale inkoopfacturen steeds efficiënter en sneller verwerkt.

2. Facturen fiatteren vanaf de bouwplaats
Bouwprojecten staan bijna nooit stil. Met workflow-software kunnen medewerkers op de bouw eenvoudig en veilig facturen goedkeuren via hun mobiel of tablet. Geen rondslingerende papieren meer of mails die blijven hangen – alles loopt digitaal en is traceerbaar.

3. Een opgeruimde mailbox, ook als je weg bent
Kies voor een slimme tool zoals de SMART E-mail-handler om áltijd een lege facturenmailbox aan te treffen. Terwijl jij aan het zwembad ligt of een strandwandeling maakt, worden facturen die binnenkomen per mail automatisch voorbewerkt: gesplitst, gecombineerd en klaargezet voor verwerking. Zo blijft je mailbox overzichtelijk, ook als jij even offline bent.

Whitevision helpt je verder
Whitevision is al jaren specialist in slimme automatisering binnen de bouw. We kennen de praktijk en snappen de uitdagingen op kantoor én op de bouwplaats. Al meer dan 1650+ klanten gingen je voor, waaronder Volker Wessels en Dura Vermeer. Onze software wordt dagelijks gebruikt door honderden bouwbedrijven die tijd willen besparen, fouten willen voorkomen en meer overzicht willen creëren. Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking of plan direct een demo.

Bron: WhiteVision