Lean Construction Management: wat het in de praktijk inhoudt
bouw Hoewel de projectmanagementmethode Lean Construction Management al vaak besproken is, wordt ze nog steeds niet overal in voldoende mate toegepast. Terwijl de voordelen toch voor de hand liggen: door de verschillende stappen in een bouwproject goed te plannen en gestructureerd uit te voeren, kunnen de partijen in de bouwketen aanzienlijke besparingen realiseren, in zowel tijd als geld, en de kwaliteit van de werkzaamheden hoog houden, ongeacht de fase waarin het project zich bevindt.Op papier dus een logische insteek voor partijen in de bouwketen. Het probleem is echter vaak dat voor de optimale uitvoering van deze projectmanagementmethode optimaal commitment nodig is van alle ketenpartners. Als alle partijen zich daaraan houden, kan de bouwsector zichzelf en zijn opdrachtgevers een enorme dienst bewijzen. Gewoon door goed te communiceren en te documenteren dus.
Optimale planning en goed gedefinieerde processen Naar schatting wordt 50 tot 70 procent van de afzonderlijke activiteiten die bij een bouwproject komen kijken niet op tijd afgerond. Uiteraard heeft dit een negatief effect op de planning, zowel qua tijd als qua financiën. Lean Construction Management kan daarin verbetering aanbrengen. Het doel van deze methode is immers de afstemming te optimaliseren tussen werkprocessen, gebruikte apparatuur, materialen, omgevingsomstandigheden en andere elementen en factoren. En op die manier wachttijden en vertragingen te voorkomen, afval- en andere tekorten te vermijden en de toegevoegde waarde van de bouwprojecten te vergroten.
Last Planner-systeem Binnen het Lean Construction Management maken de verantwoordelijken voor een bouwproject plannen op verschillende detailniveaus volgens het zogenaamde Last Planner-principe. Dit is een zogeheten ‘conversationeel proces’, hetgeen betekent dat er sprake is van dialoog, of –als je het meer op software betrekt - van input die wordt opgenomen en waarop wordt gereageerd.
Zoals de naam het suggereert, is het Last Planner-systeem een planningsproces dat draait rond samenwerking tussen de ‘laatste planners’ van een project. Die laatste planners zijn doorgaans de bouwopzichters, de projectmanager of de ontwerpteamleiders, oftewel de personen die steeds méér moeten plannen naarmate de deadline van een project nadert.
Dit gaat als volgt in zijn werk: op basis van een globale procesanalyse wordt eerst de planning voor het complete bouwproject opgesteld. In die planning worden de belangrijkste mijlpalen gemarkeerd, waarmee het project in fasen verdeeld wordt. De verantwoordelijke partijen bepalen samen met de uitvoerende teams alle taken en de volgorde ervan. Een centrale afspraak hierbij is dat dagelijks of wekelijks wordt gecontroleerd of die afspraken nagekomen worden. Als een onderdeel vertraging oploopt, wordt het probleem geanalyseerd en wordt er een oplossing gezocht.
Vanuit die hoofdplanning worden vervolgens een faseplanning, een vooruitziende planning, en een engagement planning opgesteld, waarna het traject wordt afgesloten met een evaluatie. Met daarin de onderstaande elementen:
Het Last Planner-systeem samengevat
Hoofdplanning - Mijlpalen definiëren - Hoofdplan is startpunt project - Fasen en overlap definiëren
Faseplanning - Collaboratief plan - Focus op overdrachten en voorwaarden voor goede afronding van processen binnen fasen
Vooruitziende planning - Beperkingen en hindernissen in kaart brengen - Doel: elimineren voor ze echte problemen veroorzaken
Engagement planning - Betrouwbare beloften - Taken definiëren en afstemmen op capaciteit
Leren - Leren en verbeteren van project-, plannings- en productieprocessen om de doorstroming en het tempo van het werk te verbeteren
Partners vroegtijdig betrekken Voor veel bouwgerelateerde ondernemingen is de inpassing van Lean Construction aan het prille begin van een project - vooral in combinatie met BIM - een logische eerste stap op weg naar optimaal projectmanagement. De eisen voor bouwprojecten worden steeds strenger, en efficiëntie en hoge kwaliteit lopen als rode draad door ieder project heen. Velen beschouwen de combinatie van Lean Construction en coöperatief projectmanagement dan ook als de manier om een doorlopend verbeterproces vorm te geven, en daarmee hun klanten een flink concurrentievoordeel te bieden.
Werken met onderaannemers is niets nieuws in de bouw. Een goede planning en coördinatie van werkzaamheden van de afzonderlijke onderaannemers ook niet, zou je zeggen. Toch is dit voor veel bedrijven – ook de grote – vaak nog een flinke uitdaging. Het is geen uitzondering dat er bij een project tot 60 verschillende bedrijven betrokken zijn. Om die allemaal optimaal te laten functioneren op hun deel van het project, moeten ze zo vroeg mogelijk bij dat project betrokken worden. Want zelfs de beste planning valt in het water als ook maar één van de partijen zich niet aan zijn specifieke schema houdt.
Dus concreet: als de ‘grote mijlpalen’ voor een project zijn vastgesteld, analyseren de betrokkenen welke beperkingen of belemmeringen de geplande uitvoering kunnen beïnvloeden. De dagelijkse werkzaamheden van de teams worden vastgelegd in meer gedetailleerde planningen, en wekelijkse bijeenkomsten worden belegd om vragen en risico’s ??te behandelen.
Een concreet voorbeeld Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Laten we als voorbeeld de renovatie van een studentenflat nemen. Elke kamer in het complex is een unit, een eenheid. En deze eenheden moeten achter elkaar volgens een bepaalde planning en met een bepaalde snelheid - bijvoorbeeld een unit per dag – afgewerkt worden. Die planning bepaalt daarom tot in detail welke partner welke taak op zich neemt en wanneer.
Als er bijvoorbeeld in alle units nieuwe elektriciteitsleidingen moeten worden gelegd, kan het proces er als volgt uitzien: metselaars frezen op de juiste plekken in de muren van de eerste, tweede, derde en volgende kamers uitsparingen voor de leidingen. Daarna worden de elektriciens ingevlogen, die de kabels leggen in de eerste, tweede, derde en volgende kamers. Vervolgens maken de metselaars de uitsparingen één voor één dicht, in alle muren. Er wordt precies gepland hoeveel tijd de desbetreffende vakman nodig heeft om een ??bepaalde stap in een unit uit te voeren.
Het resultaat: stel dat er per kamer 43 stappen van één dag nodig zijn om die op te leveren, wordt de tweede kamer op de 44e dag voltooid, de derde kamer op de 45e dag, enzovoort. Logisch en transparant. Met zo’n strakke planning bespaart de bouwonderneming tijd en geld, want vermindert zij de noodzaak voor nabewerking of foutcorrecties. Een belangrijk voordeel voor de onderaannemer is in dit scenario natuurlijk de zekerheid die de planning biedt, waardoor hij een continue personeelsbezetting kan ‘verkopen’ en niet verrast wordt door pieken of tijdstippen waarop zijn mensen geen werk kunnen uitvoeren.
Kwaliteit verzekerd Het voordeel dat de toegenomen efficiëntie door Lean Construction Management biedt, staat of valt uiteindelijk natuurlijk met de kwaliteit van het eindproduct. Het is daarom belangrijk om evaluatiemomenten op te nemen in de processtroom, zodat verbeterpunten besproken en mogelijkheden voor verdere optimalisatie structureel uitgewisseld kunnen worden tussen de betrokken teams. Dit om te garanderen dat fouten – om bij ons voorbeeld te blijven –al worden ontdekt in de eerste kamer, en vervolgens vermeden kunnen worden in units 2 tot en met 100.
Het gebruik van digitale oplossingen voor documentatie en communicatie is hierbij een groot voordeel gebleken. Met gespecialiseerde software als PlanRadar, bijvoorbeeld, leggen de verantwoordelijken tijdens het bouwproces alle details vast in woord, beeld en geluid op digitale bouwplannen en delen ze deze informatie realtime met de betrokken werklieden. Alle vastgelegde gegevens worden automatisch samengevoegd in rapportsjablonen. Zo creëert de gebruiker met één druk op de knop complete fotodocumentatie, opnamerapporten, storingsmeldingen en meer.
Het voordeel: problemen worden direct gesignaleerd en verholpen, zodat de planning strak wordt nageleefd. Dit minimaliseert vertragingen en optimaliseert tijdmanagement, wat één van de belangrijkste factoren is in Lean Construction Management.
www.planradar.com
