Faalkosten in de bouw: hoe kun je faalkosten reduceren?

In de bouw zijn lange trajecten eerder regel dan uitzondering. En dan kan het ook nog zo zijn dat projecten vertraging oplopen, kosten veel tijd vragen en om precisiewerk van allerlei specialisten: je eigen mensen, maar ook onderaannemers, installateurs en andere externe partijen. Vervolgens blijkt de praktijk vaak weerbarstiger dan de planning. Het resultaat? Faalkosten in de bouw.

Faalkosten verminderen: kan dat eigenlijk wel?
Iedereen in de bouw weet dat faalkosten bestaan. Maar hoe ontstaat het precies? Vooraf maak je duidelijke afspraken, maar toch loopt het in de praktijk soms anders. Lever je iets op dat afwijkt van de afspraken, dan is de kans groot dat de klant ontevreden is. Jij draait op voor de extra kosten: van reparaties en aanvullend materiaal tot extra menskracht.

Uit een enquête van ABN AMRO uit 2019 blijkt dat de faalkosten in de bouw- en vastgoedsector jaarlijks in de miljarden lopen. En dat terwijl veel van die kosten eenvoudig te voorkomen zijn. Met een sterke voorbereiding en slimme software zet je al grote stappen richting faalkostenreductie.

1. Zorg voor overzicht en kwaliteit en overleg op tijd
Goede planning en organisatie zijn cruciaal. Veel problemen ontstaan doordat partijen langs elkaar heen werken. Neem daarom de tijd om een helder overzicht te maken van verantwoordelijkheden en taken. Zorg dat iedereen toegang heeft tot actuele informatie en dat wijzigingen in bijvoorbeeld inkoop eenvoudig te verwerken én te signaleren zijn. Zo kan je tijdig overleggen en faalkosten voorkomen.

Leg daarnaast duidelijk vast aan welke kwaliteitseisen het project moet voldoen. Regelmatige controles helpen om de voortgang te toetsen en bij te sturen waar nodig.

2. Maak duidelijke afspraken en leg ze goed vast
Alle betrokken partijen moeten weten waar ze aan toe zijn. Maak afspraken over onvoorziene omstandigheden en tussentijds overleg. Door deze afspraken vast te leggen en ondertekenen, los je problemen op vóórdat het project is afgerond.

Sla alle contracten op één centrale plek op, zodat iedereen altijd met de laatste versie werkt.

3. Stroomlijn het inkoopproces en automatiseer
Inkoop is vaak het kloppende hart van een bouwproject. Onder tijdsdruk is het lastig om efficiënt in te kopen en dat leidt tot fouten. Digitalisering en automatisering bieden hier de oplossing.

Begin met het automatiseren van je inkoopproces. Handmatige verwerking van declaraties en facturen kost veel tijd en is foutgevoelig. Met slimme IDP-software automatiseer je deze stappen, bespaar je tijd en verminder je fouten aanzienlijk.

Ook kleine ad-hoc bestellingen, beter bekend als kramerijen, nemen vaak tot wel 50% van de tijd in beslag bij financiële afdelingen, terwijl ze slechts 2% van de totale inkoopwaarde vertegenwoordigen. Gelukkig zijn hier slimme oplossingen voor om te zorgen dat het alle inkoopprocessen soepel verlopen.

4. Keur altijd en overal documenten goed
Op de bouwplaats komt het vaak voor dat er extra uren gemaakt moeten worden. Maar door de vele partijen en losse declaraties is het lastig om alles goed bij te houden. Hierdoor worden fouten soms pas ontdekt als het te laat is.

Goede workflow-software voorkomt dit. Documenten en facturen gaan automatisch naar de juiste goedkeurders, die ze altijd en overal kunnen inzien. Koppelt de software ook met een mobiele app, dan kunnen medewerkers facturen zelfs onderweg accorderen en controleren. In een sector waar iedereen constant in beweging is, is dat onmisbaar.

Automatiseren van onnodig administratief werk: tijd om faalkosten te reduceren?
Wil je faalkosten reduceren? Het motto luidt: ‘Voorkomen is beter dan genezen.’ Met slimme software ga je de gevolgen van gebrekkige communicatie tegen en houd je gedurende het hele bouwtraject de vinger aan de pols. Meer weten? Kijk dan hier voor meer informatie!