Digitale oplossingen voor het vastleggen van Wkb-gegevens

31 maart 2022, 08:19 bouw Door het uitstel van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb), die nu samen met de Omgevingswet pas op 1 januari 2023 in werking treedt, lijkt de druk voor bouwbedrijven wat van de ketel. Het lijkt aantrekkelijk om de voorbereidingen maar even te laten voor wat ze zijn, maar het uitstel verandert niets aan het feit, dat veel bouwbedrijven nog steeds niet, of onvoldoende, Wkb-proof zijn. Het is dus zaak, dat bouwbedrijven doorgaan met de voorbereidingen; zeker omdat de gevolgen en de potentiële risico’s voor bouwbedrijven groot zijn. Er zijn goede IT-tools op de markt, die bouwbedrijven kunnen ondersteunen bij het verzamelen en beheren van informatie, die in het kader van de Wkb beschikbaar moet zijn.
Met de herziening van het huidige stelsel van kwaliteitsborging streeft de overheid naar een kwaliteitsslag in de bouw. De Wkb heeft daarbij als doel om zowel de bouwkwaliteit als de positie van de opdrachtgever te verbeteren. Na de inwerkingtreding controleren onafhankelijke kwaliteitscontroleurs, de zogenaamde kwaliteitsborgers, of een gebouw aan de technische regels voldoet.
Vastlegging en consumentendossier Eén van de belangrijke gevolgen van de Wkb voor bouwbedrijven is de noodzaak van gestructureerde interne kwaliteitsborging in alle fasen van het bouwproces, zodat er sluitend bewijs wordt geleverd van ‘conformiteit’ en er dossiervorming plaatsvindt. Voor zowel intern gebruik als voor de kwaliteitsborger, voor het consumentendossier en voor het dossier bevoegd gezag.
Opdrachtnemers (bouwers) zijn straks verplicht om, voorafgaand aan de oplevering, een zogenaamd ‘consumentendossier’ te overhandigen aan de bouwconsument. Hiermee laat de aannemer zien dat hij het bouwwerk volgens de regels van goed en deugdelijk werk heeft gemaakt en dat de vastgelegde afspraken zijn nagekomen. Het dossier bevat de documenten en gegevens die aan moeten tonen dat de aannemer de aangegane overeenkomst en werkzaamheden uitgevoerd heeft. Het dossier omvat in ieder geval ook de betreffende tekeningen en berekeningen, een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties en de gebruiksfuncties van het bouwwerk.

Digitalisering Voor aannemers betekent de invoering van de Wkb dat het vastleggen van informatie een essentieel onderdeel wordt van de bedrijfsvoering. Daarbij is automatisering dus een belangrijk hulpmiddel. Hoewel de bouwsector steeds meer digitaliseert, is de bestaande digitale infrastructuur vaak niet toereikend om te kunnen voldoen aan de eisen die de Wkb stelt. Het verzamelen en bundelen van die gegevens is lastig en tijdrovend - als de informatie überhaupt al wordt vastgelegd. PlanRadar, één van de toonaangevende leveranciers van software voor documentatie en communicatie in bouw- en vastgoedprojecten, biedt bouwbedrijven hiervoor een (totaal)oplossing; ongeacht hoever zij nu zijn met de digitalisering en ongeacht de softwaresystemen die ze gebruiken.
“Wij denken, dat we de bouwsector kunnen helpen bij de digitaliseringsslag. We zien dat steeds meer bouwbedrijven oplossingen zoeken om de werkprocessen te stroomlijnen, kosten te minimaliseren en de vereiste digitale vastlegging uit te voeren. Die behoefte wordt bovendien urgenter door de komende invoering van de Wkb”, zegt Jesper de Vries, Sales Manager Nederland. Hij geeft 5 tips voor de keuze van een IT-tool, waarmee de gegevens voor de Wkb vastgelegd en beheerd kunnen worden.

1. De introductie van nieuwe software heeft tijd nodig. Begin dus nu al met het inwinnen van informatie bij leveranciers en vraag collega-ondernemers naar hun ervaringen met tools.
2. Richt de (interne) werkprocessen en het bouwprojectmanagement zo in, dat alle betrokken weten welke informatie ze moeten vastleggen en documenteren, en dat de inrichting van de IT-tool daarop aangepast kan worden.
3. Als u de werkprocessen en de dossiervorming inricht en automatiseert met een tool; maak deze dan ook toegankelijk voor toeleveranciers, onderaannemers en zelfs de klant, zodat iedereen altijd op de hoogte is van de werkzaamheden en u kunt toezien op de uitvoering. Dat leidt ook nog eens tot snellere bouwprocessen en tot aanzienlijk minder (faal)kosten.
4.  Richt het systeem zo in, dat u de Wkb-dossiers na de bouw en de oplevering kunt gebruiken als basis voor beheer en toekomstig onderhoud, waardoor de investering nog beter loont.
5. Sommige tools voor proces- en projectmanagement, werktekeningen- en documentbeheer en communicatie (zoals die van PlanRadar) zijn erg gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te implementeren als standalone oplossing. Een prima startpunt dus voor kleine en middelgrote bouwbedrijven.

Volledig digitaal dossier Volgens Jesper de Vries is een projectmanagementtool geschikt voor de hele levensfase van een gebouw. “Bouw- en installatiebedrijven, vastgoedbedrijven, gebouwbeheerders en facility managers gebruiken PlanRadar vanaf ontwerp, bouw en oplevering tot en met de onderhoudsfase van vastgoedprojecten. De digitale documentatie is altijd op één plek beschikbaar en kan worden gedeeld met alle betrokkenen die aan een project werken; binnen en buiten de eigen organisatie”, verduidelijkt De Vries. De ervaring leert dat verdergaande digitalisering van de bouwketen leidt tot hogere efficiënter en lagere kosten. Doordat bijvoorbeeld alle informatie en documentatie centraal op één plek beschikbaar is en altijd up-to-date, daalt de kans op miscommunicatie en faalkosten. Bovendien bouwt een aannemer met PlanRadar een volledig digitaal dossier op, met alle relevante informatie die nodig is voor de Wkb.
De Vries tenslotte: “PlanRadar kan de bestaande softwareoplossingen vervangen, maar het kan door open API’s ook gekoppeld worden aan reeds gebruikte ERP-pakketten, facturatiesystemen of planningssoftware. PlanRadar kan snel worden geïmplementeerd en uitgerold. Dankzij de laagdrempelige en gebruiksvriendelijke opzet, hebben gebruikers genoeg aan een training van een half uur, waarna ze meteen in een eigen omgeving met de systeem aan de slag kunnen.”